Verwaltungshilfe

 Die Verwaltungskraft ist mit Verwaltungsaufgaben in Unternehmen, im öffentlichen Dienst und in Organisationen jeder Art betraut. Sie spielt eine fundamental wichtige Rolle in jedem Verwaltungsbüro, auch wenn sich die spezifischen Aufgaben je nach der Art, der Größe und der Struktur der Gesellschaft oder Behörde, in der sie tätig ist, ändern können: Die meisten Aufgaben der Verwaltungskraft haben mit der Dokumentenverwaltung zu tun, die für das gute Funktionieren eines Unternehmens unerlässlich ist. Der/die Verwaltungsassistent/in erstellt Dokumente und füllt sie aus, erfasst Daten (Data Entry), archiviert Akten und stellt sicher, dass alle administrativen Aufgaben korrekt und pünktlich erledigt werden. Sie befasst sich in Übereinstimmung mit den Geschäftsverfahren auch mit allen bürokratischen und Sekretariats arbeiten: sie verteilt die Post, leitet ein- und ausgehende Telefonate weiter, verfasst Dokumente und Briefe, stimmt die Versammlungs- und Terminkalender ab, verwaltet die Agenda und organisiert Reisen und Außendienstfahrten von Kollegen und Vorgesetzten (z. B. die Termine der Vertriebsmitarbeiter oder die Reisen des Chefs). Daneben unterstützt sie die Bürokollegen bei der Lösung eventueller Verwaltungsprobleme, immer nach Weisung des Verwaltungsleiters.

Für viele Klein- und Mittelständige Unternehmen lohnt- und rentiert es sich nicht 

eine Angestellte für die zu erledigenden Büroarbeiten einzustellen. 

Nach einem langen harten Arbeitstag warten diese ungeliebten Büroarbeiten dann  auf den Selbstständigen, der sich eigentlich nach getaner Arbeit einen gemütlichen Feierabend verdient hätte. Häufig ist der Selbstständige verständlicherweise einfach zu erschöpft und die Büroarbeit bleibt liegen. Dies hat neben dem immer höher werden Stapel an ungeöffneter Post und dem unguten Gefühl etwas nicht erledigt zu haben zur Folge, dass;

          - Rechnungen nicht geschrieben werden und somit auch die Zahlungseingänge ausbleiben.

          - Niemand, die bereits geschriebene Rechnungen anmahnt und so hohe Außenstände entstehen können.

          - Eingangsrechnungen nicht rechtzeitig bezahlt werden und unnötige Mahn- und Verzugszinsen anfallen und Sie eine schlechte Kreditauskunft bekommen könnten.

         - Der Steuerberater Sie darauf aufmerksam macht, dass es Zeit wird die Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben und ihm die hierfür erforderlichen Unterlagen dafür immer noch fehlen

          - Das Finanzamt Sie irgendwann schätzen wird und Ihnen hierdurch höhere Belastungen entstehen.

-     Ämter, Behörden, Rentenversicherung, Krankenversicherung, Gewerkschaft, Berufsgenossenschaft, Handelskammer, Handwerkskammer…Briefe, die man unbedingt bearbeiten, beantworten muss.

Endlose Bürokratie. Jeder unvorsichtige Schritt stoß man ein Verbot. Jede verspätete Meldung kostet Mahnung oder Geldbuße. Es kostet Zeit, Geld und Nerven.

Sie müssen auch unter Zeitdruck planvoll, systematisch, genau und sorgfältig arbeiten können. Sie müssen planungs- und organisationsstark sein, flexibel und in der Lage, mehren Arbeiten parallel auszuführen können. Aber gleichzeitig müssen Sie sich auf ihrem Kern Geschäft  kümmern, Aufträge bearbeiten. Das alles, parallel und gleichzeitig…

SIE BRAUCHEN FACHMÄNNISCHE HILFE

WIR SIND FÜR SIE DA

Wir können ihnen helfen. Gesamt oder teilweise ihre Verwaltungsaufgaben übernehmen, 

Korrekt und rechtzeitig bearbeiten.

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